SOLICITUD DE PRÓRROGA DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
Con el objetivo de facilitar la ejecución de los proyectos apoyados por los fondos que gestiona la ACAU, de manera excepcional y fundamentada en causas justificadas que lo ameriten, está prevista la posibilidad de solicitud de prórroga a los plazos establecidos en Bases y/o acordados en los convenios de apoyo para la ejecución de los proyectos.
En este documento se describe el procedimiento previsto para que ACAU considere la solicitud de prórroga de un proyecto, en cualquiera de las convocatorias que la Agencia gestiona.
CONSIDERACIONES:
Para solicitar una prórroga, el beneficiario deberá estar al día con sus obligaciones ante ACAU.
La persona que solicita la prórroga, deberá ser el responsable legal del proyecto o su apoderado, según corresponda (persona que firmó el contrato con ACAU). La solicitud podrá ser realizada por un responsable técnico asignado al proyecto (si hubiere uno, nombrado mediante nota formal), pero siempre a través de nota firmada por el responsable legal del mismo.
En todos los casos, las prórrogas serán consideradas por haber constancia de situaciones excepcionales, imprevistas al momento de adjudicación del fondo o justificadas por motivos externos. La definición en cada caso quedará a criterio de ACAU.
Cuando la prórroga solicitada por un proyecto sea menor a 6 meses, la misma será considerada por el equipo técnico de ACAU.
Cuando la prórroga solicitada sea mayor a 6 meses o haya sido solicitada en una fecha posterior a la fecha de vencimiento del contrato/fin de proyecto o sea una segunda solicitud de prórroga (independientemente de su duración), será considerada por el Consejo Directivo de ACAU.
El plazo de la prórroga a otorgar será definido por ACAU en cada caso en particular, contemplando los planes de trabajo actualizados que se presenten al momento de la solicitud.
En el caso de solicitar una prórroga para un mismo proyecto que obtuvo apoyos y se encuentre en ejecución en distintas convocatorias, el beneficiario deberá realizar una única solicitud.
INFORMACIÓN IMPORTANTE:
Es importante, que al momento de solicitar una prórroga se prevean los tiempos necesarios para la ejecución de la totalidad de las etapas previstas de su proyecto según lo establecido en los contratos, incluido el cierre del mismo y otros, según la línea de apoyo a la que corresponda.
Es importante prever con tiempo las posibles extensiones que sean necesarias para la ejecución del proyecto y planificar las mismas con la antelación necesaria, para que la solicitud sea realizada dentro de los plazos de vigencia del contrato de apoyo.
PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD: El beneficiario deberá enviar la solicitud de prórroga a la ACAU a través del formulario de solicitud de prórroga en el sistema de gestión de proyectos de ACAU, con el siguiente contenido:
Nota de solicitud de prórroga: haciendo referencia explícita a la fecha hasta la cual solicita la prórroga (contemplando las fechas de cierre del proyecto y las etapas que prevé cada convocatoria en las que el proyecto es beneficiario), con su correspondiente argumentación.
Informe de los avances en la ejecución del proyecto: con el detalle de las actividades efectivamente realizadas hasta el momento y otros avances/cambios del proyecto que quiera destacar (otros fondos obtenidos en el proceso, incorporación o cambios en los socios, cambios a contemplar en la estructura del proyecto o la participación artístico/técnica, incorporación de agentes, distribuidores, etc.). En las convocatorias dirigidas a la obra nacional, deberá incluirse también información detallada sobre los gastos efectivamente realizados a la fecha en relación al fondo obtenido.
Plan de desarrollo / Plan de producción / Plan de Postproducción del proyecto actualizado (según corresponda).
ACAU podrá solicitar documentación ampliatoria cuando considere pertinente para el análisis de la solicitud.
2. REVISIÓN: Una vez recibida la solicitud, el equipo de gestión de Fondos y Convocatorias de ACAU realizará un informe con las observaciones que correspondan y la recomendación (no vinculante) de aceptación o rechazo de la solicitud, que será elevada a las autoridades que correspondan para su consideración. El equipo podrá solicitar información complementaria a otras áreas de ACAU, cuando considere pertinente (administración, financiero, observatorio, certificados, internacionales, etc).
3. APROBACIÓN o RECHAZO: Las prórrogas solicitadas podrán ser aprobadas o rechazadas, según definición de ACAU respecto a la documentación presentada en la solicitud y los informes realizados por el equipo técnico. El beneficiario recibirá vía email o comunicación del sistema de gestión de proyectos la notificación de la decisión adoptada por ACAU que corresponda. En caso de resultar aprobada una prórroga mayor a 6 meses, se firmará una adenda al contrato correspondiente, estableciendo los nuevos plazos acordados.